Nogle af de værktøjer, som bruges i Den Syddanske Forbedringsmodel.
5S
5s er et værktøj til at skabe system og orden i en produktion. Samtidig udtrykker 5s en holdning til at have struktur på arbejdspladsen.
Med 5s bliver arbejdspladsen de ting, som er nødvendige i rummet, mærket op, så tingene har ”et hjem”. Dette gør det hurtigt at finde disse ting samt, at skabe overblik, hvis noget mangler. På denne måde fjerner man også alt det unødvendige fra arbejdsområdet. Dette skaber et bedre overblik og mindsker spild i form af, at man ikke skal lede efter tingene. Vigtigt at huske, 5s kræver alles deltagelse.
Målet med 5s er ikke at holde orden, men at reducere den søgetid vi til dagligt har på vores arbejde. Midlet er at holde orden.
De 5s´er står for:
1. Sorter.
2. System i tingene.
3. Systematisk rengøring.
4. Standardiser.
5. Selvdisciplin.
Så hvordan bruges 5s…
Når man arbejder med 5s, så kan man egentlig godt kalde det for en oprydning. Man sorter efter nødvendigt og unødvendigt.
I det man sorter, kan man bruge post its, i 3 forskellige farver:
1. Grøn : Bruges dagligt.
2. Gult : Bruges sjældent.
3. Rød : Væk, til lager eller smides væk.
Når man har fået sorteret tingene, er næste skridt, at sætte tingene i system. Det skal være let at overskue, hvor tingene er, så enhver kan gå ind i rummet og finde det. 5s bliver man aldrig færdig med. Det kræver selvdisciplin og rutiner at fastholde det.
Spild
Eller unødvendigt arbejde kan man også kalde det. Det er de ting, som vi gør fordi vaner og rammer gør, at det er den måde vi arbejder på. Men som egentlig ikke giver værdi i forhold til arbejdsprocessen med produktet, fx er det spild, hvis en medarbejder går for at lede efter mælk i først et, så et mere og måske endda et køleskab mere, før hun finder det. De 2 første ture er spild og kunne være undgået, hvis der var fyldt op eller at mælk kun havde en fast plads. Nogle gange bliver vi som medarbejder og ledere ’fanget’ i ikke at kunne få skabt det nødvendige overblik for at kunne se sig ud af mulige løsninger. Det kan vises på forskellig vis med forbedrings-værktøjerne, med kortet (Standard Work Sheet) kan det ses ved, at en medarbejder fx går mange gange et bestemt sted langt væk for, at hente redskaber, så kunne det være værd at overveje, om de redskaber kunne flyttes tættere på, så man sparede skridt og dermed reducerede spildet.
Det findes forskellige former for spild, de nævnes og beskrives herunder:
- Transport: af udstyr.
- Inventar: Hvis man har for lidt inventar (som ovenstående der skaber meget bevægelse) men også for mange ting, der kan blive for gamle. Det giver økonomisk spild, men også spild fordi man måske skal lede mere efter bestemte ting.
- Bevægelse: Hvis man går mange (unødige) skridt hver dag i bestemte arbejdsgange.
- Ventetid: Hvis man venter på en bestemt person eller nogle bestemte ting for at kunne komme videre i sin proces.
- Overproduktion: Hvis der laves for meget af noget, som ikke bruges, bliver det til unødig spild, da det ikke skaber nogen værdi.
- Overprocessering: Hvis flere dagligt tjekker ting som kun er lovkrav og blevet bestemt at det gøres én gang i døgnet.
- Defekter: Hvis der sker fejl, som når ud til patienten/kunden, så er det en defekt.
I må gerne overveje om, der findes spild i jeres team, og jeres eksempler taler vi om på mødet.
Genba-walk
Genba-walk giver os mulighed for, at observere direkte, det betyder egentlig direkte oversat ’åsted’. I forhold til lederen, der har været på Lean for Leaders, så forventes det, at lederen går genba-walk for ikke, at lede fra sit kontor men lede fra ’gulvet’, hvor arbejdet sker. Når man går genba-walk er det vigtigt, at have store øjne, store ører og en lille mund. Altså at, observere arbejdet hvor det udføres! Det er også meget vigtigt ikke at dømme dem, der arbejder i området- der er mange processer, der forløber som de gør fordi ’sådan plejer vi at gøre’. Vi observerer ikke, hvordan folk arbejder, men de processer de arbejder med!! Stil nysgerrige spørgsmål hvis der er noget du ikke forstår – hvis du indeni tænker; det her kunne måske gøres smartere – så er det rent faktisk ikke sikkert, at det kan, men hvis du spørger pænt, så kan du blive klogere på, om det måske kanJ Observér – vis respekt og spørg nysgerrigt, når du går genba-walk.
Andre værktøjer:
People link board, en tavle som giver personalet et fælles overblik. Teamets mål, hvilke udfordringer/ forbedringstiltag, der er valgt at arbejde på pt, hvilke data de har at styre på. Dette er et sted, hvor gode ideer sættes på og håndteres løbende.Huttle : et team mødes kort (2-5 min) for at skaffe overblik over opgaver og evt. fordeling af disse –koordinering i pauser og lignende
